Çalışan ve Çalışan Adayı Kişisel Verileri Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında, çalışanların ve çalışan adaylarının kişisel verilerinin işlenmesi hakkında bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

Veri sorumlusu: Kodmis Gerçek Kişi Ticari İşletmesi

• Mağaza adı: Kodmis E-commerce
• Vergi dairesi: Mardin Vergi Dairesi Müdürlüğü
• Vergi numarası: 29573225566
• MERSİS: 0123456789000001
• Ticaret sicil numarası: 12345-5
• Ticaret sicil müdürlüğü: MARDİN Ticaret Sicil Müdürlüğü
• KEP: [email protected]
• Adres: 47200, 13 Mart Mahallesi, Mardin, Artuklu, Mardin
• Telefon: 0537 252 23 27
• E-posta: [email protected]
• Web sitesi: https://default.kodmis.com
• Yetkili: Muhammed İkbal SIRDAŞ

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Çalışan veya çalışan adayıyla kurulan ilişkinin niteliğine, ilgili görevin gereklerine ve mevzuat yükümlülüklerine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik bilgileri: Ad-soyad, T.C. kimlik bilgileri, doğum tarihi, imza ve benzeri bilgiler.
• İletişim bilgileri: Adres, telefon numarası, e-posta adresi ve acil durum iletişim bilgileri.
• Mesleki bilgiler: Özgeçmiş, eğitim, sertifika, iş deneyimi, görev, pozisyon, çalışma bilgileri ve performans değerlendirmeleri.
• Finansal bilgiler: Ücret, banka hesap bilgileri, bordro, ödeme, vergi ve sosyal güvenlik işlemlerine ilişkin bilgiler.
• Hukuki işlem ve uyum bilgileri: İş sözleşmesi, izin, disiplin, iş sağlığı ve güvenliği, resmi kurum yazışmaları ve uyuşmazlık kayıtları.
• Fiziksel mekân ve işlem güvenliği bilgileri: Giriş-çıkış, kullanıcı hesabı, erişim yetkisi, log kayıtları ve işyerinde kamera sistemi bulunması hâlinde görüntü kayıtları.
• Özel nitelikli kişisel veriler: Mevzuatın izin verdiği ölçüde ve gerekli olduğu hâllerde sağlık, engellilik, adli sicil, biyometrik veya benzeri özel nitelikli veriler.

Yukarıdaki veri kategorilerinin tamamı her çalışan veya aday bakımından işlenmeyebilir. İşlenebilecek veriler, somut iş ilişkisinin ve hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği kapsamla sınırlıdır.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Çalışan adaylarının başvuru, değerlendirme, mülakat ve işe alım süreçlerinin yürütülmesi,
• İş sözleşmesinin kurulması ve uygulanması, personel özlük dosyasının oluşturulması ve yönetilmesi,
• Ücret, bordro, vergi, sosyal güvenlik, izin ve yan hak süreçlerinin yürütülmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Çalışanların görev, yetki, performans, eğitim ve kariyer süreçlerinin yönetilmesi,
• Kodmis E-commerce bünyesinde elektronik, giyim, ev ve yaşam, fitness, kitap, oyuncak, spor, spor ayakkabı, laptop ve telefon kategorilerindeki fiziksel ürünlerin; ayrıca sınırlı sayıdaki dijital ürünlerin satış, sipariş, müşteri hizmetleri, stok, lojistik ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
• Yetkilendirme, bilgi güvenliği, sistem güvenliği, iş sürekliliği ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Hukuki uyuşmazlıkların takibi, savunma hakkının kullanılması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen taleplerin karşılanması ve mevzuata uyumun sağlanması,
• Çalışanlarla iletişim kurulması ve gerekli bildirimlerin yapılması.

Fiziksel ürünlerin gönderimi, müşteri hizmetleri, stok ve lojistik süreçlerinde görev alan çalışanların verileri yalnızca görev ve yetki kapsamlarıyla sınırlı olarak işlenir. Dijital ürünlere ilişkin süreçlerde ise fiziksel teslimat yerine ilgili dijital erişim, lisans veya müşteri destek işlemleri bakımından gerekli bilgiler işlenebilir.

4. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar

Kişisel verileriniz, amaçla sınırlı, ölçülü ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili şirket yöneticileri, insan kaynakları, muhasebe ve bilgi işlem birimleri,
• Bordro, muhasebe, hukuk, iş sağlığı ve güvenliği, denetim ve danışmanlık hizmeti alınan tedarikçiler,
• Bankalar, ödeme ve finans kuruluşları,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, sosyal güvenlik ve vergi idareleri,
• Bilgi teknolojileri, barındırma, e-posta, güvenlik ve yazılım hizmeti sağlayıcıları,
• Fiziksel ürünlerin sipariş ve lojistik süreçlerinde, görev gerektirdiği ölçüde kargo veya taşıma hizmeti sağlayıcıları.

Dijital ürün işlemlerinde aktarım, ilgili erişim, lisans, teknik destek veya güvenlik hizmetinin yürütülmesi için gerekli taraflarla sınırlı tutulur. Kişisel verileriniz, kanuni şartlar bulunmadıkça ve gerekli güvenlik tedbirleri alınmadıkça yurt dışına aktarılmaz. Yurt dışına aktarımın söz konusu olması hâlinde KVKK’da öngörülen şartlar uygulanır.

5. Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz; iş başvuru formları, özgeçmişler, e-posta ve telefon görüşmeleri, iş sözleşmeleri, bordro ve izin sistemleri, kurumsal iletişim araçları, bilgi işlem sistemleri, fiziksel veya elektronik kayıtlar, yetkili kamu kurumları ve hizmet sağlayıcılar aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

İşleme faaliyetleri; sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, meşru menfaatlerin korunması ve kanunda açıkça öngörülme hukuki sebeplerine dayanabilir. Özel nitelikli kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde işlenir. Açık rıza gereken hâllerde ayrıca açık rızanız alınır.

6. Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, saklama ve ispat süreleri kadar saklanır. Çalışan adaylarına ait veriler, işe alım sürecinin tamamlanmasından sonra ilgili mevzuat, olası uyuşmazlıklar ve meşru iş ihtiyaçları bakımından gerekli süreyle sınırlı olarak tutulur. Saklama süresinin sona ermesiyle veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz sonucunda aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

8. Başvuru Yolları

KVKK kapsamındaki taleplerinizi, kimliğinizi ve talebinizi açıkça belirterek yazılı olarak veri sorumlusunun yukarıda yer alan adresine, KEP üzerinden [email protected] adresine veya mevzuata uygun diğer başvuru yöntemleriyle iletebilirsiniz. Başvurular, KVKK ve ilgili ikincil mevzuatta öngörülen usul ve süreler çerçevesinde sonuçlandırılır.

9. Ticari Elektronik İletiler

Çalışan veya çalışan adaylarının kişisel verileri, ticari elektronik ileti gönderimi amacıyla ancak ilgili mevzuata uygun hukuki sebep veya gerekli onay bulunması hâlinde kullanılabilir. Ticari elektronik ileti süreçlerinde İleti Yönetim Sistemi (“İYS”) ve ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınır. İYS hakkında bilgilendirme: —

10. Güncelleme ve Bilgilendirme

Bu metin, işleme faaliyetlerindeki veya mevzuattaki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin, uygun iletişim kanalları üzerinden çalışanların ve çalışan adaylarının erişimine sunulur.