1. Veri Sorumlusu
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında, tedarikçilerden ve tedarikçi temsilcilerinden elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.
Veri sorumlusu:
- Mağaza: Kodmis E-commerce
- Şirket unvanı: Kodmis Gerçek Kişi Ticari İşletmesi
- Vergi dairesi: Mardin Vergi Dairesi Müdürlüğü
- Vergi numarası: 29573225566
- MERSİS: 0123456789000001
- Ticaret sicil numarası: 12345-5
- Ticaret sicil müdürlüğü: MARDİN Ticaret Sicil Müdürlüğü
- KEP adresi: [email protected]
- Adres: 47200, 13 Mart Mahallesi, Mardin, Artuklu, Mardin
- Telefon: 0537 252 23 27
- E-posta: [email protected]
- Web sitesi: https://default.kodmis.com
- Yetkili: Muhammed İkbal SIRDAŞ
2. Kapsam
Bu metin; Kodmis E-commerce ile tedarikçi ilişkisi kuran veya kurmayı değerlendiren gerçek kişiler ile tüzel kişi tedarikçilerin temsilci, çalışan, yetkili ve iletişim kişilerine ait kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgilendirme sağlar.
Kodmis E-commerce kataloğunda elektronik, laptop, telefon, giyim, erkek giyim, kadın giyim, spor, spor ayakkabı, fitness, ev ve yaşam, kitap ve oyuncak kategorilerinde fiziksel ürünler; ayrıca sınırlı sayıda dijital ürün bulunmaktadır. Tedarikçi verileri, bu ürünlerin tedarik, satın alma, listeleme, stok, lojistik, müşteri hizmetleri, satış sonrası süreç ve ticari operasyonlarının yürütülmesi kapsamında işlenebilir. Tedarikçi ilişkisine konu olmayan kişisel veriler bu metnin kapsamı dışındadır.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Tedarikçi ilişkisinin niteliğine ve yürütülen işleme göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik bilgileri: ad, soyad, imza ve yetkili kişi bilgileri.
- İletişim bilgileri: telefon numarası, e-posta adresi, iş adresi, KEP adresi ve yazışma bilgileri.
- Mesleki ve ticari bilgiler: görev, unvan, temsil ve yetki bilgileri, tedarikçi firma bilgileri, ürün ve hizmet bilgileri.
- Finans ve işlem bilgileri: fatura, cari hesap, ödeme, sipariş, sevkiyat, teslimat ve sözleşme bilgileri.
- Hukuki işlem bilgileri: sözleşme, talep, bildirim, uyuşmazlık ve ilgili resmi süreçlere ilişkin bilgiler.
- İşlem güvenliği bilgileri: internet sitesi, iletişim kanalları ve dijital sistemlerin kullanımı sırasında oluşan log ve güvenlik kayıtları.
Özel nitelikli kişisel veriler, tedarikçi ilişkisi bakımından zorunlu olmadıkça talep edilmez ve işlenmez. Zorunlu bir hukuki veya operasyonel neden bulunmadıkça tedarikçilerden özel nitelikli kişisel veri paylaşılmaması beklenir.
4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen şartlara uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- Tedarikçi başvurularının ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi.
- Tedarikçi sözleşmelerinin kurulması, uygulanması, yenilenmesi ve sona erdirilmesi.
- Ürün ve hizmet tedarikinin, satın alma ve stok süreçlerinin yürütülmesi.
- Katalogda yer alan fiziksel ürünlerin; elektronik, telefon, laptop, giyim, takı, spor, spor ayakkabı, ev ve yaşam, kitap ve oyuncak ürünlerinin tedarik, kalite, ürün bilgisi ve lojistik süreçlerinin yönetilmesi.
- Dijital ürünlerin teslim, erişim, lisans veya teknik destek süreçlerinin yürütülmesi.
- Sipariş, sevkiyat, teslimat, iade, değişim, garanti ve satış sonrası süreçlerin yönetilmesi.
- Fatura, muhasebe, ödeme, finans ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
- Müşteri taleplerinin ve tedarikçi iletişiminin yönetilmesi.
- Bilgi güvenliği, dolandırıcılığın önlenmesi, denetim ve iş sürekliliğinin sağlanması.
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, resmi kurum taleplerinin karşılanması ve hakların tesisi, kullanılması veya korunması.
- Hizmet kalitesinin, ürün uygunluğunun ve ticari süreçlerin geliştirilmesi.
- Açık rıza alınması gereken durumlarda ticari elektronik ileti gönderilmesi ve ileti izinlerinin yönetilmesi.
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri
Kişisel veriler; tedarikçi başvuru ve sözleşme formları, e-posta, KEP, telefon görüşmeleri, internet sitesi ve dijital platformlar, fatura ve sevkiyat belgeleri, ürün bilgi ve görselleri, yazılı iletişimler, müşteri veya iş ortakları aracılığıyla yapılan bildirimler ve ilgili resmi kurum kayıtları üzerinden otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.
İşleme faaliyetleri; sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, veri sorumlusunun meşru menfaatleri ve gerekli hâllerde açık rıza hukuki sebeplerine dayanır.
6. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, amaçla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde; tedarik ve lojistik hizmeti sağlayanlara, kargo ve taşıma firmalarına, ödeme ve finans kuruluşlarına, muhasebe ve mali müşavirlik hizmeti sağlayanlara, bilgi teknolojileri ve barındırma hizmeti sağlayıcılarına, hukuk ve danışmanlık hizmeti verenlere, denetim kuruluşlarına, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve kanunen yetkili özel kişilere aktarılabilir.
Fiziksel ürünlerin sevkiyatında; ürünün niteliğine, teslimat bölgesine ve kullanılan taşıyıcıya bağlı olarak tedarikçi iletişim ve sevkiyat bilgilerinin ilgili hizmet sağlayıcılarla paylaşılması gerekebilir. Dijital ürünlerde ise erişim, lisans, teslim veya teknik destek için gerekli bilgiler ilgili dijital hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir.
Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması gereken hâllerde, KVKK ve ilgili ikincil mevzuatta öngörülen şartlara uyulur. Yurt dışı aktarım yapılan hizmet veya sistem bilgisi: —
7. Ticari Elektronik İletiler
Tedarikçilere ticari elektronik ileti gönderimi, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülür. Gerekli olduğu hâllerde ileti gönderimi için onay alınır; ret bildirimleri ve ileti tercihleri mevzuata uygun şekilde yönetilir.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) ve ileti tercihleri hakkında bilgi: Ticari elektronik ileti tercihlerinizi İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden veya Kodmis Gerçek Kişi Ticari İşletmesi iletişim kanallarından ([email protected] / 0537 252 23 27) değiştirebilirsiniz. İYS: https://www.iys.org.tr
8. Saklama Süreleri
Kişisel veriler; işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca, sözleşme ve ticari ilişkinin devamı süresince ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Vergi, muhasebe, ticaret, tüketici, elektronik ticaret, uyuşmazlık ve diğer yasal yükümlülüklere ilişkin kayıtlar, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanabilir. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması hâlinde veriler, ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
9. İlgili Kişinin Hakları
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişi;
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
- KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
10. Başvuru Yöntemi
KVKK kapsamındaki başvurular, ilgili mevzuatta belirtilen usul ve esaslara uygun olarak veri sorumlusunun yukarıda belirtilen adresine veya KEP adresine gönderilebilir. Başvurular için kullanılacak başvuru formu veya ayrıntılı başvuru usulü: —
Başvurularda kimlik ve iletişim bilgilerinin, talep konusunun ve talebe ilişkin açıklamaların açıkça belirtilmesi gerekir. Başvurular, niteliğine göre mevzuatta öngörülen süre içinde sonuçlandırılır.
11. Güncelleme ve Bilgilendirme
Bu metin, mevzuat değişiklikleri, işleme faaliyetlerindeki değişiklikler veya operasyonel gereklilikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin, Kodmis E-commerce internet sitesinde yayımlanır.
KVKK kapsamındaki ayrıntılı bilgilendirme metni veya bağlantı: https://demo.kodmis.com/yasal/kvkk